ThisPlays: facturatie en monitoring voor honderden fotobooths

Over ThisPlays

ThisPlays ontwerpt, bouwt en exploiteert fotobooths voor vrijetijdslocaties zoals dierenparken en attracties. Het model: ThisPlays investeert in de booth, de locatie stelt de ruimte beschikbaar en samen delen ze de omzet. Inmiddels staan er honderden booths in meer dan tien landen.

Bij die schaal worden twee dingen bedrijfskritisch: de omzet per locatie correct en snel factureren, en weten dat elke booth werkt. Een booth die stilstaat of geen betalingen kan verwerken, verdient niets — voor ThisPlays én voor de locatie.

Deel 1: het facturatiesysteem

De uitdaging

De omzetgegevens van de booths kwamen beschikbaar als Excel-export. Op basis daarvan moesten handmatig facturen worden opgesteld. Dat kostte uren werk per periode en was foutgevoelig: één verkeerd overgetypt bedrag en de factuur klopt niet.

De oplossing

We bouwden een webapplicatie op maat waarin de Excel-export wordt ingeladen. Het systeem leest de omzetgegevens uit, rekent alles door en genereert automatisch kant-en-klare facturen als PDF.

Het resultaat

Wat voorheen uren kostte, is nu een kwestie van seconden. Geen overtypwerk meer, geen rekenfouten, en de facturen staan direct klaar. Een typisch voorbeeld van procesautomatisering: de Excel-export blijft het startpunt, alleen het handwerk erna verdwijnt. Meer over die aanpak leest u in Excel vervangen door maatwerk software.

Deel 2: het monitoringplatform

De uitdaging

Een fotobooth is een computer met een printer, een camera en betaalsoftware. Als één daarvan hapert — de printer is leeg of vastgelopen, de camera reageert niet, of de betaalsoftware staat niet actief — dan levert de booth niets op. Zonder monitoring merk je dat pas als een locatie belt, of als de omzet tegenvalt.

De oplossing

We ontwikkelden een monitoringplatform dat bestaat uit twee delen:

• Een agent op elke booth die automatisch de status van printer, camera en betaalsoftware controleert en doorstuurt.
• Een centraal webdashboard met het overzicht van alle booths, met automatische e-mailalerts zodra er iets afwijkt en registratie van downtime, zodat ook achteraf inzichtelijk is hoe betrouwbaar elke booth draait.

Licenties voor de agents worden gevalideerd via een API-koppeling met het administratiesysteem dat we voor CSL bouwden. Het dashboard is beveiligd met optionele tweestapsverificatie.

Het resultaat

Storingen worden direct gemeld in plaats van achteraf ontdekt. Problemen kunnen worden opgelost voordat ze veel omzet kosten, en met de downtime-registratie is per booth zichtbaar hoe goed hij presteert.