Voor bijna elk bedrijfsproces bestaat wel een standaardpakket: boekhouding, CRM, planning, facturatie. Waarom zou u dan nog software op maat laten maken? Soms is dat inderdaad niet nodig. Maar soms kost een standaardpakket u meer dan het oplevert. Het verschil zit in hoe goed het pakket aansluit op uw manier van werken.
Standaardsoftware: de voor- en nadelen
Voordelen
- Snel te starten. Account aanmaken, inrichten en aan de slag.
- Lage instapkosten. Vaak een maandbedrag per gebruiker.
- Bewezen. Duizenden andere bedrijven gebruiken het al.
- Doorontwikkeling door de leverancier.
Nadelen
- U past zich aan de software aan in plaats van andersom.
- Workarounds. Wat het pakket niet kan, gebeurt in Excel of met de hand.
- Betalen voor wat u niet gebruikt. Veel functies, waarvan u er een paar nodig heeft.
- Kosten die meegroeien met het aantal gebruikers, en prijsverhogingen waar u geen invloed op heeft.
- Afhankelijkheid. Stopt de leverancier met een functie of het product, dan moet u mee.
Maatwerk software: de voor- en nadelen
Voordelen
- Past precies op uw proces, uw terminologie en uw uitzonderingen.
- Alleen wat u nodig heeft — geen overbodige functies of menu’s.
- Automatisering en koppelingen rond uw eigen workflow.
- Groeit mee: nieuwe functies worden toegevoegd wanneer u ze nodig heeft.
- Concurrentievoordeel: uw unieke werkwijze wordt versterkt in plaats van gestandaardiseerd.
Nadelen
- Hogere investering vooraf dan een maandabonnement.
- Ontwikkeltijd: het moet eerst gebouwd worden.
- U bent afhankelijk van een goede ontwikkelpartner voor beheer en doorontwikkeling.
De vergelijking op een rij
| Standaardsoftware | Maatwerk software | |
|---|---|---|
| Aansluiting op uw proces | Gedeeltelijk | Volledig |
| Startsnelheid | Snel | Na ontwikkeling |
| Kosten vooraf | Laag | Hoger |
| Kosten op lange termijn | Stijgen met gebruikers | Voorspelbaar |
| Koppelingen | Wat de leverancier aanbiedt | Wat u nodig heeft |
| Aanpassingen | Beperkt | Altijd mogelijk |
Checklist: wanneer kiest u voor maatwerk?
Maatwerk is waarschijnlijk de betere keuze als u een aantal van deze vragen met "ja" beantwoordt:
- Wijkt uw werkwijze af van wat standaardpakketten bieden?
- Houdt u naast uw software nog Excel-lijsten bij om de gaten te dichten?
- Typt u gegevens over tussen pakketten die niet met elkaar praten?
- Betaalt u voor meerdere pakketten die samen nét niet doen wat u wilt?
- Is uw manier van werken juist wat u onderscheidt van concurrenten?
- Groeit het aantal gebruikers, en daarmee uw licentiekosten?
Beantwoordt u de meeste vragen met "nee"? Dan is een goed standaardpakket waarschijnlijk prima. Dat is geen slecht nieuws: dan bent u snel en voordelig klaar.
De middenweg: standaard waar het kan, maatwerk waar het moet
Het hoeft geen of-of te zijn. Vaak is de slimste oplossing een combinatie: gebruik een standaardpakket voor processen die overal hetzelfde zijn (zoals de boekhouding), en laat maatwerk bouwen voor wat uniek is aan uw bedrijf. Met API-koppelingen laat u ze vervolgens naadloos samenwerken.
Een voorbeeld: bij ThisPlays bleef de bron van de omzetgegevens gewoon bestaan, maar automatiseerden we het facturatieproces dat daarop volgde. Houd wat werkt, automatiseer wat tijd kost.